电子邮件是用来同用户和客户保持联络最有效的手段之一。它比普通信件要便捷，既不像电话那样有一定的骚扰成分，也不像传真那样令人厌烦，并且对于接收者来说又非常方便。正因为有如此多的好处，所以电子邮件成为世界上数以千万的经理人最喜欢的沟通方式。作为家居企业而言，如果我们除了“家居”还是家居，总有一天我们就可能成了“家居”。尽管目前许多家居人对电子邮件已经很了解，但在应用过程中我们又了解多少细节呢？
下面是一些使用电子邮件时应该注意的问题，了解这些细节将有助于我们更好地展开业务。
使用主题来表明信息。一封电子邮件是否重要，经常是由它的主题来决定的。没有主题的邮件很可能会被删除。要保持邮件的主题简短、明确、有关联性，或者使用其他不会让收件人误认为是垃圾邮件的方式。
对待电子邮件要像对待经销信函一样重视。当你想给对方留下好印象的时候，最好在邮件中正式一些，而不要太随便。首先，要用这样的称呼，比如：“尊敬的XXX先生”，然后在邮件的开头就要集中重点。要是用对方的姓氏，知道对方在回信中使用他的名字，这表示对方不介意在信件来往中随意一些。很多人都希望你的邮件包含签名栏，其中包括你的姓名、职务、公司名称和联络方式。这些信息在对方需要通过电话或者信件方式跟你联系的时会很有帮助。
不要“大声喊叫”。在英文中，全部使用大写字母会被认为是“网络中的大喊大叫”。可以换一种方式，比如用星号来表示你想强调的内容，如“鲍勃和我昨晚在公司的接待处过得很*快乐*。”
不要使用奇特的装饰。鲜明的颜色、闪烁的图标、或者跳动的笑脸（情绪图标）在私人邮件中是非常有乐趣的。但是在做生意的邮件中要尽量避免使用这些。
保持简洁，但不要生硬。电子邮件的内容必须简短，但是有时候可能因为太简要而给人留下不礼貌的印象。下面是一个例子，用来说明电子邮件不能过于简单。我的朋友曾经为一家专业人员协会工作，这家协会为能够给会员提供建立人际关系的机会而自豪。因为没有会员主管，所以朋友给协会主席发邮件，询问如何能联络最近认识的其他会员。3天过去了，朋友还没有收到主席的答复。考虑到可能第一封邮件可能在网络传递中出了问题，朋友再次发送了他的请求。协会的主席终于回复了他的邮件，不过只有那个协会会员的电子邮件地址。朋友本来期待的是更诚恳一些的内容，得到的却是协会主席如此的生硬回复，反而显得朋友有些仓促和无礼。
没有私人电子邮件。如果你想给别人发一些机密的信息，最好通过电话、或者亲自面谈。电子邮件可以复制、转发和打印，所以不要发送或者涉及任何你不想被重复或者在公司新闻发布会上出现的内容。
避免带有情绪的邮件。电子邮件可以传达很强烈的感情，但很容易被误解。电子邮件应该避免出现的不稳定因素，例如解雇或者训斥别人，或者终止合同，这些情况最好当面解决。千万不要在你发火的时候发送邮件。花些时间冷静下来，在邮件发出之前再读一遍，避免出现任何会让你后悔的内容。面部表情、声音的变化和肢体语言是没有办法在电子邮件中表达出来的，所以很可能你的信息会被误解成过于刺耳、过于严厉或者过于随意。当你进行面对面的沟通，或者通过声音交流，是很容易回答问题或澄清任何可能的误解，保持相互的尊重，即使关系是建立在不稳定的基础之上的。
当面赞扬。不管你在邮件中引用了多少人的名言，一封祝贺的电子邮件甚至不如亲自送出的一封简短的感谢信有效，另外，大多数人更看重用打字机敲出来的或者手写的简短书信，而不喜欢电子邮件这个方式。
发送邮件之前要校对。在点击“发送”之前一定要核对。在你点击“发送”按钮之前，要检查语法、拼写和标点符号的错误。自动检查拼写错误的功能，对不经常使用的词汇会失去作用。在发送之前一定要确定是你想要表达的意思，确保所有的人名都拼写正确。
尊重他人的隐私。有些时候你需要给很多人发相同内容的邮件，但是你不想把每个人的邮件地址都添加到收件人名单中一起发送。如果收件人互相不熟悉，或者你不想把其他人的地址都泄露给收件人，那就使用“暗送”功能。使用暗送功能，收件人收到的邮件中唯一的邮件地址就是发送者的。
小心使用“回复所有人”的功能。如果你收到的邮件是发送给包括你在内很多人的，只需要回复需要回答的那个人。使用“回复所有人”，只能在你通讯录上所有的人都需要看到你的回答的情况下，而在很多情况下，只有发件人才是你需要回复的人。
不要做毒草。如果你在发出邮件后没有收到答复，你可以发送一封不同内容的邮件说明再次发送邮件的原因。如果需要立即答复的话，可以直接打电话。反复发送同一封邮件，只会让别人觉得你是咄咄逼人或者是漫不经心。在假设你的邮件被收件人忽略或者删除之前，要知道大部分公司都有反垃圾邮件过滤系统，可能偶然地阻止了你的邮件。
快速回应。如果有人发邮件询问问题，而你没有办法立即给出答案，就要给发件人回邮件，解释你正在研究他提出的问题，或者目前忙着进行其他的计划，一旦有什么消息就会在一定时间内通知发件人，这是一种有礼仪的行为。否则，发邮件的人会觉得自己的邮件没有发到你的邮箱，或者他们被屏蔽了。
得到允许再发送附件。很多公司有规定不鼓励员工打开来历不明的邮件附件。在发送多个附件或者图片之前，弄清楚收件人是想分别收到还是想一次收到。一些人会选择分别收取，因为这样不会耽误他们接收其他的邮件。
不要主动给对方发送广告。电子时讯是跟客户、合作伙伴和同事保持联系的主要方式，也是推广公司新闻、新产品和服务的有效载体。但是，发送未经对方同意的电子邮件广告不是一项聪明的商业策略，尤其是人们一个礼拜要收到几百封垃圾邮件的轮番轰炸。为了避免被定义成垃圾邮件发送者，所以只能给那些同意接收你的电子时讯和公告的人发送广告邮件。如果有人选择“退出”，或者想从你的地址清单中被删掉，要尊重他们的要求。
在发送幽默信息之前要斟酌。一封有趣的电子邮件在你看来可能没有什么不妥，但是可能会侮辱其他的人。带有敌对性、骚扰性或者歧视性信息的电子邮件的伤害是持久性的，还可能在你不知道的情况下被转发给其他人。开玩笑的时候要小心些，不要发送公司的电子时讯以外的任何信息。
越短越好。对于简短的邮件，你可以在主题栏里写道：“我们能不能下午见面核实一下预算？”，然后用“EOM”结束主题。“EOM”是“End of Message（消息结束）”的首字母缩写。这样收件人不需要打开邮件进行恢复。不要过多地使用首字母缩写词汇，除非你的收件人能够明白它的含义。
用其他方式把你的邮件标记为急件。除了使用惊叹号的方式，也可以在主题栏使用关键词来帮助收件人快速过滤和分类时间敏感的邮件。例如，“急件”可以作为“立即阅读”的代码，“FYI”代表不需要回复。
外出或休假时通知其他人。如果你计划离开办公室一段时间，要使用邮件外出自动回复功能。改变你的语音留言，告诉致电者你什么时候去旅行，什么时间返回和在你不在期间找谁联系。
